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Kassen und Kassensysteme in Hotels und Hotelrestaurants
Die Oscar-Verleihung am 22. Februar in Hollywood sowie andere Veranstaltungen mit Preisverleihungen (z.B. die Berlinale ebenfalls zehn Tage lang im Februar) sind für die jeweiligen Austragungsorte wahre Anziehungsmagneten für Promis, Fans und Presse. In aller Regel sind Hotels, Pensionen und andere Beherbergungsbetriebe schon Monate im Voraus ausgebucht. Wohl dem, der in unmittelbarer Nähe der Veranstaltungsorte und Filmvorführstätten den Besuchern Übernachtungsmöglichkeiten bieten kann. Bei der Buchung gilt natürlich die Devise wer zuerst kommt malt zuerst. Soll heißen, dass derjenige der zuerst eine Reservierung oder Buchung im Hotel vornimmt, auch den Zuschlag bekommt. Die Buchung kann natürlich einfach von zuhause aus über das Internet stattfinden. Die Grunddaten des Gastes werden dann automatisch in die Kassensoftware des Hotel-Kassensystems übertragen, womit bei der Ankunft des Gastes viel Zeit beim Einchecken gespart wird. Da kann wie derzeit noch so wild eine Wirtschaftskrise wüten, während solcher Veranstaltungen wird jede Krise kurzzeitig verdrängt. Doch auch an dieser Stelle sollen Krisen kein Thema sein. Es sind nicht nur die Stars und Sternchen, die sich jedes Jahr aufs Neue für diese Veranstaltungen einkleiden. Wobei nicht jeder Anzug und auch nicht jedes Abendkleid gekauft ist. Um Platz im Koffer und Geld zu sparen, gehen viele hin, und leihen sich in Fachgeschäften die jeweilige Abendgarderobe. Da stets das Motto gilt, keine Klamotte zweimal zu tragen, würde da bei so manchem Promi der Kleiderschrank zerbersten, wenn immer wieder neu Gekauftes hinein müsste. Da ist der Verleih für alle Beteiligten eine gute Alternative. Die Berühmtheiten tragen immer wieder etwas neues, und die Geschäfte haben Umsatz, der sich in der Kassen-Abrechnung bemerkbar macht. Die Hotels in den Städten, wo Großveranstaltungen mit viel Prominenz stattfinden, sollten nicht nur auf hochwertige Ausstattung der Gästezimmer achten. Auch qualitativ wertvolle Rohstoffe zur Zubereitung der Mahlzeiten sind von großer Bedeutung. Für auswärtige, besonders aber für internationale Gäste sind natürlich regionale Spezialitäten im Hotelrestaurant sehr interessant. Die hier genutzte Kassensoftware in modernen Kassensystemen kann über eine online-Verbindung zu Lieferanten von Speisen und Getränken verfügen, worüber regelmäßig Bestellungen getätigt werden. Mobile Kassen können Bestellungen der Gäste parallel in der Kassensoftware hinterlegen und über einen Bondrucker an der Schankanlage und in der Küche ausgeben, wo dann sofort mit der Zubereitung begonnen werden kann. Auf After-Show-Partys können im Hotel oder im Hotelrestaurant für diese jeweilige Sonderveranstaltung netzwerkfähige Registrierkassen genutzt werden, die wie gewohnt alle Bargeschäfte aufrechnen und kassieren, gleichzeitig aber auch den Umsatz an die Kassensoftware des Kassensystems übermitteln, wo diese Beträge dann dem Gesamtergebnis eines Tages oder auch eines Geschäftsjahres zuordnen können. Raumausstatter dürften im Vorfeld solcher Veranstaltungen gut zu tun haben, weil viele Beherbergungsbetriebe noch auf die Schnelle oder auch mittelfristig geplant einige Renovierungen und Erneuerungen durchführen möchten. Auch Kassenhersteller haben möglicherweise vor Großveranstaltungen in der Region gut zu tun, weil entweder komplett neue Kassensysteme und Netzwerkkassen geordert werden, oder weil für einzelne Veranstaltungen in Hotels und Gaststätten einzelne netzwerkfähige Registrierkassen oder andere Kassen und Kassensysteme gemietet werden.
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Urlaub im Internet buchen
Urlaub ist immer wieder ein guter Grund, sich um Hotelübernachtungen zu kümmern. Natürlich kann jeder klassisch und konservativ ins Reisebüro gehen, dort in Katalogen stöbern und einen Urlaubsort sowie ein passendes Hotel herauszusuchen. Aber seit einigen Jahren ist es auch möglich und immer einfacher, im Internet dieselben Informationen zu bekommen und auch die Übernachtung zu buchen. Viele Seiten im Internet bieten, teilweise mit Partnerseiten zusammen, weltweit mehrere zehntausend Hotels zur Auswahl. Preisvorteile werden hier auch geboten, die beispielsweise zusätzlich zum Frühbucher-Rabatt geboten werden. Die Buchungsdaten, die von Interessenten im Internet eigegeben werden, landen dann auch häufig in einer Datenbank innerhalb der Kassensoftware des Hotel-Kassensystems. Bei der Anreise wird das Einchecken dann weniger lang dauern, da ja schon die wichtigsten Grunddaten vorhanden sind und lediglich noch bestätigt werden müssen. Die Ausstattung und Einrichtung des Hotels sollten den Beschreibungen im Katalog und im Internet entsprechen. Andernfalls wird der Gast gar nicht erst einchecken oder beim nächsten Mal wahrscheinlich nicht noch einmal dieses Haus buchen. Da die Gäste nach eigenem Geschmack sowohl im Internet als auch im Katalog die Kategorien und Konzepte eines Urlaubshotels aussuchen, sollte diese Beschreibung natürlich auch den Tatsachen entsprechen. Da
viele Hotels natürlich mit modernen Kassensystemen und Netzwerkkassen ausgestattet sind, erleichtert das den Buchungsvorgang für den Gast natürlich erheblich. Eine Buchungsbestätigung wird meist per e-mail versendet. Wenn die Buchung richtig durchgeführt wurde, kann einem erholsamen Urlaub nichts im Wege stehen. Dem Gast wird kaum auffallen, dass die Arbeitszeiterfassung aller Hotelangestellten ebenso über das genutzte Kassensystem erfolgen kann wie auch die Dienstplanung. Außerdem kann die leistungsstarke Kassensoftware moderner Netzwerkkassen und Kassensysteme die Warenhaltung von der Bestellung bis zum Verkauf an die Gäste nachgehalten werden, womit ein immer aktueller Warensollbestand gewährleistet ist. Zusätzlich ist es auch möglich, die Kassensoftware so zu konfigurieren, dass in einer Datenbank die Hotelwäsche überwacht werden kann. Für jedes Wäschestück kann nachgehalten werden, ob es im Wäschelager ist, vom Gast genutzt wird oder sich auf dem Weg zur Wäscherei befindet. Der Gast wird aber durchaus den Zusammenhang erkennen können, der zwischen dem Kassensystem des Hotels und einer mobilen Kasse des Hotelrestaurants besteht. Im Hotelrestaurant kann die Bestellung der Hotelgäste mit mobilen Kassen erfasst und entweder als Sofortrechnung erstellt oder der Hotelrechnung in der Kassensoftware zugeordnet werden. Hotel-Kassensysteme sind natürlich speziell für die Hotelbranche entwickelt, weil man schon in den 1980’er Jahren feststellte, dass Registrierkassen beileibe nicht ausreichten. Zunächst waren noch PC-Lösungen mit guter Software wahre Helfer. Aber im Laufe der Zeit wuchsen die Aufgaben immer mehr, so dass aus Kasse und PC-Lösung ein Kassensystem mit leistungsstarker Kassensoftware entstand. Kassenhersteller haben gute Arbeit geleistet. Und die Hotelgäste bekommen nur einen Bruchteil dessen mit, was Hotel-Kassensysteme und Netzwerkkassen alles zu leisten imstande sind.
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Kassen im Kurzurlaub und im Theater
Der Urlaub, das ist für viele die schönste Zeit des Jahres. Und seine Urlaubszeit kann jeder so gestalten, wie es ihm oder ihr gefällt. Ich halte es aber auch für ratsam, nicht den ganzen Jahresurlaub auf einmal in Anspruch zu nehmen. Einige Urlaubstage sollte man sich aufheben, um ggf. auch frei zu nehmen, wenn einmal wichtige Dinge zu erledigen sind, wozu man im Arbeitsalltag sonst keine Zeit hätte. Lediglich die Terminierung ist betrieblich zu regeln. Arbeitnehmer mit schulpflichtigen Kindern muss bevorzugt ermöglicht werden, während der Schulferien Urlaub zu nehmen. Auch kann ein Arbeitgeber aus wichtigen betrieblichen Gründen einen gewünschten Urlaubszeitraum verweigern. Verlängerte Wochenenden eignen sich wunderbar für Städtetouren oder andere Kurzreisen. Unterschiedlichste Reiseziele in der heimatlichen Region oder bundesweit können erkundet werden. Örtliche Touristikverbände geben Tipps über Sehenswürdigkeiten und interessante Veranstaltungen wie Konzerte oder besondere Vorstellungen im Theater. Sogar über das Internet kann man im Vorfeld Interessantes herausfinden und zum Teil auch schon buchen. Wie wäre es tatsächlich mit einem Theaterbesuch? Die Tickets für die Veranstaltung können im Internet reserviert werden. Eine Bezahlung kann dann vorab per Überweisung oder kurz vor der Vorstellung bar an der Theater kasse erfolgen. Das in einem Theater genutzte Kassensystem dürfte für die Branche sehr speziell hergerichtet und mit ebenso spezieller Kassensoftware ausgestattet sein. Auf einem Bildschirm kann der Zuschauerraum dargestellt werden, wo für jede Veranstaltung freie und belegte Plätze angezeigt werden können. So kann dem Besucher sowohl im Vorverkauf als auch an der sogenannten Abend Kasse das verfügbare Sitzplatzkontingent vorgestellt werden. In jedem Urlaub begegnet man aber auch noch anderen Erlebnismöglichkeiten. Beispielsweise bieten Freizeitparks sehr interessante Aufenthalte für Familien. Oft ist auch ein Hotel angegliedert, von wo aus die Gäste den Attraktionspark leicht erreichen können. Eintrittsgelder sind meist schon im Hotelpreis enthalten. Dennoch gibt es im Eingangsbereich noch eine Kasse, da auch Besucher ohne Hotelübernachtung die Angebote des Parks nutzen können und dürfen. Außerdem gibt es auch im Freizeitpark noch zusätzliche gebührenpflichtige Attraktionen. So manches Karussell kostet einen zusätzlichen Fahrpreis. Auch Restaurants und Imbissbetriebe auf dem Gelände bieten ihre Dienste und Speisen zum Verkauf an. Dass hier genutzte Kassen auch mit dem Kassensystem und der Kassensoftware des Hotels verbunden sind, halte ich durchaus für wahrscheinlich. Denn mit dem so stattfindenden Datenaustausch über Verzehrmengen und Fahrgeschäftsnutzung kann statistisch festgehalten werden, was besonders beliebt ist. Auch können leistungsstarke Kassensysteme die Einsatzplanung der Mitarbeiter verwalten wie auch die Arbeitszeiterfassung übernehmen. Selbst im Kurzurlaub kann man also verschiedenste Kassen, Registrierkassen und Netzwerkkassen zu Gesicht bekommen. Selbst bei einer Städtetour und einem dortigen Einkaufsbummel kann man an so mancher Kasse eines Kassensystems ebenso Geld loswerden wie an einer Registrierkasse in einem Kiosk, wenn man sich für zwischendurch etwas zu trinken holt.
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Mitarbeiter über die Kasse abrechnen
In Hotels gibt es die verschiedensten Möglichkeiten, einen Beruf zu ergreifen. Sehr interessant sind alle Beschäftigungen mit Kundenkontakt. Hier brauchen die Mitarbeiter natürlich Kontaktfreude und keine Scheu auf andere Menschen zuzugehen. Wer sich diesbezüglich schwer tut aber trotzdem im Hotel arbeiten möchte, kann sich natürlich auch eine Anstellung ohne oder mit nur wenig Kundenkontakt bewerben. Als Zimmermädchen oder Reinigungskraft ist der Kontakt zu den Gästen eher reduziert, auch ein Hausmeister kann dem Gast überwiegend aus dem Weg gehen. Aber egal, welche berufliche Richtung man im Hotel einschlägt: sämtliche Gehälter können über eine leistungsfähige Kassensoftware eines Kassensystems ermittelt und abgerechnet werden. Auch bieten viele Hotels in ihrer Internetpräsenz Jobbörsen, wo alle vakanten Stellen beschrieben werden. Bewerbungen, die online gesendet werden, können auch über ein Kassensystem abgerufen werden, sofern dieses mit dem Internetauftritt des Hotels verbunden ist. Denn dann werden Bewerbungen, Buchungen und andere Anfragen in die Kassensoftware übermittelt. Über jeweilige Anwendungen sind diese online-Dokumente dann abrufbar und können in und mit den Kassensystemen verarbeitet werden. In jedem Hotel ist natürlich auch ein Koch angestellt, damit die Gäste je nach Buchung ihres Aufenthaltes mit den jeweiligen Mahlzeiten versorgt werden. Die Hotelküche sollte mit modernsten Geräten und ausreichend Arbeitsfläche ausgestattet sein. Denn energieeffiziente Elektrogeräte senken bisherige Energiekosten, und optimale Arbeitsbedingungen erleichtern und verkürzen Arbeitsabläufe und senken damit Personalkosten. Aufwendungen für Energie und Mitarbeiter können natürlich über die Kassensoftware moderner Kassensysteme erfasst und berechnet werden. Insbesondere ein Kassensystem im Hotelgewerbe ist zur Kostenerfassung und deren Abrechnung prädestiniert. Denn sämtliche erfasste Daten, Einnahmen und Ausgaben können in die laufende Kalkulation integriert werden und nicht nur statistische Werte zur Verfügung stellen. Für besondere Veranstaltungen beispielsweise im Hotelrestaurant kann dort noch neben einer genutzten mobilen Kasse eine netzwerkfähige Registrierkasse genutzt werden. über mobile Kassen können wie gewohnt die Bestellungen der Gäste erfasst, verarbeitet und abgerechnet werden. Wenn dann bei einer Sonderveranstaltung beispielsweise ein Mietkoch vor den Gästen die verschiedensten Speisen zubereitet, ein Theaterensemble künstlerische Einlagen zwischen die Menüfolge schiebt oder eine Live-Band ihre Musik zum Besten gibt, können über netzwerktaugliche Registrierkassen im Eingangsbereich des Hotelrestaurants separate Eintrittsgelder kassiert aber buchhalterisch in der Kassensoftware des im gesamten Hotel genutzten Kassensystems gespeichert und verarbeitet werden. Ob aber nun ein Restaurant dem Hotel angegliedert ist oder nicht: mit Registrierkassen kommt man in der Hotelbranche für die täglich anfallenden Buchungen, Reservierungen und sonstigen Notwendigkeiten nicht weit. Wie gesagt kann für einzelne Bereiche wie z.B. ein hoteleigener Souvenirshop oder Wellnessbereich mit einer netzwerkfähigen Registrierkasse ausgerüstet werden. Hier erfasste und kassierte Daten werden dann automatisch in die Kassensoftware des Hauses eingepflegt. Aber für den gesamten Betrieb die Aufsummierungen und Abrechnungen über Registrierkassen erledigen zu wollen, ist nicht möglich. Selbst mit einer hotelbezogenen PC-Lösung können zwar alle Aufgaben verwaltet und gebucht werden, aber mit modernen Kassensystemen sind die Erfassungsmöglichkeiten sehr viel einfacher, anwenderfreundlicher und zeitsparender. Somit dürfte die Entscheidung für jeden Hotelier nicht schwer sein, welche Lösung als Kasse genutzt werden wird.
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Der Hotelaufenthalt kann an der Kasse gezahlt werden
Es gibt verschiedenste Gründe, in Hotels zu übernachten. Eine Geschäfts- oder Dienstreise liegt vor, wenn eine Person aus beruflichen Gründen sich nicht an der regelmäßigen Arbeitsstätte und seiner Wohnung aufhält. Diese Reise wird als Arbeitszeit gewertet, wenn sie in die normalen Zeiten der eigentlichen Arbeitszeit fällt. Geschäftsreisen können wenige Tage aber auch zwei Wochen dauern. Weitere Anlässe für einen Aufenthalt im Hotel sind Urlaub, Kurzreisen, Städtereisen oder auch eine Reise mit dem Kegelclub. Aber egal aus welchem Grund ein Hotelaufenthalt statt findet, es muss gezahlt werden. Da Hotels mit modernen Kassensystemen ausgestattet sind, kann die Buchung zum Teil über das Internet erfolgen, die persönlichen Daten werden (ich glaube automatisch) in die Kassensoftware übertragen. Bei der Ankunft sind dann die nötigen Auskünfte bereits verfügbar und das Einchecken geht sehr schnell. Wenn es eine Reise über einen Reiseveranstalter ist, wird diese meist im Voraus per Banküberweisung gezahlt. Aber nicht alle Hotelleistungen sind im Reisepreis enthalten. Darum kann im Kassensystem eine Datenbank die Gästedaten verarbeiten und für eine detaillierte Rechnung genutzte Services und deren Preise hinzufügen. Bei Dienstreisen glaube ich, dass diese nicht über einen Veranstalter gebucht werden. Daher halte ich es auch für möglich, dass die Reservierung mit der Datenerfassung des Gastes durchaus vorab erfolgt, die Bezahlung aber erst am Ende des Hotelaufenthalts getätigt wird. Auch hier ist die Kasse des Hotels wichtig. Auch Barzahlungen können vorgenommen werden. Wenn ein Dienstreisender über genug Bargeld verfügt, halte ich das für gut. Die Rechnung ist bezahlt, ein Beleg über die Barzahlung wird dem Gast ausgehändigt. Da moderne Kassensysteme in Hotels ohnehin Rechnungen erstellen, kann auf einer solchen auch der Zahlungseingang vermerkt werden. Später im Betrieb dient dieser Beleg gleichwertig wie eine Rechnung im Zusammenhang mit einer Überweisung in der Buchhaltung. Alle Hotelgäste können natürlich auch im hoteleigenen Restaurant essen gehen. Im Hotelrestaurant ist sinnvollerweise ein mobiles Kassensystem in Gebrauch, das auch über eine Netzwerkverbindung mit dem Kassensystem des Hotels verbunden ist. Bestellungen der Hotelgäste können auf diese Weise in der Kassensoftware der Rechnung für den jeweiligen Gast zugewiesen werden. Aber mit der mobilen Kasse des Hotelrestaurants können auch externe Gäste abgerechnet werden. Dazu bleiben die Bestellinformationen in der Kassensoftware des Restaurants und werden dort zur Rechnung zusammen gestellt. Kassenhersteller bieten für jede Einrichtung die passende Kasse an: Kassensysteme für Hotels und Restaurants ebenso, wie beispielsweise netzwerkfähige Registrierkassen für einen dem Hotel zugehörigen Souvenirshop. Hier verkaufte Artikel können möglicherweise auch der Rechnung eines Hotelgastes zugeordnet werden. Andererseits können Verkäufe an externe Kunden statistisch in der Kassensoftware des Kassensystems erfasst werden. Aber eigentlich wird man in Hotels eher keine Registrierkasse finden. Netzwerkkassen und Kassensysteme sind leistungsstärker und können viele Arbeitsabläufe im Hotel erleichtern und vereinfachen. Aber eine Kasse ist in jedem Fall vorhanden, wo der Gast seine Hotelrechnung begleichen kann.
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