Kassen helfen Tagungen perfekt abzurechnen
Die Abrechnung von Tagungen ist ohne moderne Kasse für jedes Tagungshotel eine große Herausforderung. Um die jeweiligen Umsätze zu verbuchen, sollten auch im Tagungs-, Seminar- oder Bankettgeschäft Kassen eingesetzt werden. Sonst können die gewählten Pauschalen nur sehr schwer nach gehalten und zusätzlicher Verzehr abgerechnet werden. Wenn man eine Tagung erfolgreich planen möchte, sollte das leibliche Wohl der Tagungsteilnehmer einen wichtigen Stellenwert einnehmen. Daher wird in der Regel nicht nur der Veranstaltungsraum angemietet mit den entsprechenden technischen Ausstattungen, auch eine Vereinbarung zur Verpflegung ist heute üblich.
Je nach Dauer und Umfang der Veranstaltung, bieten die Tagungshotels die unterschiedlichsten Pauschalangebote an. Am einfachsten für den Leiter der Veranstaltung ist sicherlich eine Pauschale, die alles, was über Tag konsumiert wird, beinhaltet. Getränke Flatrates, das heißt, alle alkoholfreien Getränke, sowie Tee und Kaffee, sind im Preis pro Person inklusive, sind ebenfalls sehr beliebt. Außerdem wird in der Regel zwischendurch eine oder zwei Kaffeepausen mit süßen oder herzhaften Snacks eingelegt, zusätzlich gibt es Mittagessen mit Softdrinks inklusive. Die Kassen kommen ins Spiel, wenn ein Tagungsteilnehmer, zum Beispiel gerne Wein zum Essen möchte, oder nicht vom vorgesehenen Buffet essen möchte, sondern á la Carte lieber das Rumpsteak bestellt. Diese Leistungen sind selbstverständlich in den Tagungspauschalen nicht inbegriffen und das Hotel kann von der wirtschaftlichen Seite her solche Sonderwünsche nicht mit über die Pauschale abrechnen. Bei solchen Sonderfällen ist es wichtig, einen entsprechenden Beleg, der den Mehrverzehr ausweist über die Kasse zu erstellen. So kann entweder direkt mit dem Tagungsteilnehmer bar oder über die Hotelrechnung, oder auch im nach hinein mit dem Veranstalter abgerechnet werden.
Andere Pauschalen sehen vor, dass zum Beispiel pro Teilnehmer und Tag eine festgelegte Anzahl an Tagungsgetränken inklusive sind. Über die Kasse kann verbucht werden, wie viele Getränke bereits pro Person ausgegeben wurden. Alle Getränke, die über die vorher festgelegte Anzahl hinaus gehen, können dann von den Kassen separat ausgewiesen werden. Bleibt der Verzehr allerdings unter der vereinbarten Menge, wird trotzdem die vereinbarte Pauschale berechnet. So entgeht dem Hotel kein Mehrumsatz und die servierten Getränkemengen bleiben unter Kontrolle. Jetzt gibt es sicherlich auch den Fall, dass die Tagungsteilnehmer im Hotel übernachten. Die tagsüber und auch am Abend zusätzlich verzehrten Speisen und Getränke sollen auf die jeweilige Hotelrechnung mit übernommen werden. Die Kassen im Tagungsbereich, an der Bar und im Restaurant sind alle auch mit der Kasse an der Hotelrezeption im Netzwerk verbunden. So kann über die Kassen ermöglicht werden, dass jeder Gast oder Veranstaltungsteilnehmer seine komplette Übernachtungsrechnung mit allen für ihn angefallenen Umsätzen ausgedruckt bekommt. Das lässt dann auch keine Fragen oder Beschwerden aufkommen. Alles kann direkt dort, wo es anfällt, auf die Zimmernummer gebucht werden. Denn die Veranstaltungs- oder Tagungshotels bieten außer den Tagungsräumen auch eine Vielzahl von Entspannungsmöglichkeiten, wie die hoteleigene Sauna oder sogar Wellnessbereich, Fitnessbereich, teilweise Biergarten oder Terrasse, Restaurant und Bar, alles mit kulinarischen Überraschungen, die man nach einem ereignisreichen Seminartag gerne in Anspruch nehmen möchte. Moderne Kassen in allen Bereichen ermöglichen für die Gäste das bargeldlose Zahlen per Kartenzahlung oder das Buchen der Umsätze auf die Zimmerrechnung. Über die zentrale Verwaltung können die Daten aus allen Kassen abgerufen und in Warenwirtschafts- und Hotelsoftware übernommen werden. Damit werden alle betriebswirtschaftlichen Ergebnisse über die Umsatzstatistiken bereitgestellt. Damit können Veranstaltungen erfolgreicher geplant und durchgeführt werden
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